Tratamiento de la documentación en el departamento administrativo y financiero de las empresas en Portugal: Una forma de buscar la calidad

Abstract

La gestión de información en la empresa se ha convertido en una necesidad ineludible para el correcto funcionamiento de la organización. El proyecto de tesis doctoral ha tenido como objetivo conocer las prácticas de gestión documental del departamento administrativo y financiero de una muestra de 165 empresas radicadas en el Portugal continental. De ese conjunto de compañías 134 (81,2%) son empresas que no están certificadas, y 31 (18,8%) lo están o se encuentran en vías de certificación en el momento del estudio (ISO 9001 e ISO 9002). Para el conocimiento de objetivo señalado se ha confeccionado un cuestionario se ha dividido en dos partes principales: a) Datos generales de la empresa (identificación, tipología, personal y volumen de facturación); y b) Información en relación al departamento administrativo, donde se ha estructurado un conjunto de preguntas relativas a la caracterización del departamento administrativo, la incorporación de documentos a la empresa, el registro de documentos, la presentación de los documentos, su sistema de clasificación, la forma de indexación, y el almacenamiento o archivo. El trabajo observa la escasa conciencia del empresariado portugués por la gestión de la documentación, ve al archivo como un servicio no productivo y en cualquier caso como “un mal necesario” en la organización, pero también observa un cambio de mentalidad respecto al tratamiento de la documentación. La tesis concluye con una propuesta de solución sobre la gestión documental en el departamento administrativo de las empresas, sobre el centro de documentación y sobre el archivo de empresa.

Information management in a company has become an inescapable necessity for the correct functioning of the organization. In the theoretical-conceptual scope several of the chapters of this thesis reveal the most important concepts. The project of this doctoral thesis had as objective to know the documentation management practices of the administrative and financial department of a sample of 165 company registered in Continental Portugal. Part of this group of institutions 134 (81.2%) are companies that are not certified, and 31 (18.8%) are certified or are in the process of being certified at the date of the study ((ISO 9001 and ISO 9002). To know the goal, a questionnaire was prepared and split into two main parts: a) Company general data (identification, typology, personnel and billing volume); and b) Information regarding the administrative department, from which a set of questions were structured regarding the characterization of the administrative department, the incorporation of documents in the company, the registration of documents, the presentation of documents, its classification system, the form of indexing, and its storage or archive. The data obtained were treated with Excel software and the results are presented in both absolute and relative values.

A gestão da informação na empresa tornou-se uma necessidade inescapável para o correto funcionamento da organização. O projeto da tese de doutoramento teve como objetivo conhecer as práticas de gestão documental do departamento administrativo e financeiro de uma amostra de 165 empresas registadas em Portugal Continental. De este conjunto de instituições 134 (81,2%) são empresas que não estão certificadas, e 31 (18,8%) ou o estão ou encontram-se em vias de certificação à data do estudo (ISO 9001 e ISO 9002). Para o conhecimento do objetivo assinalado foi preparado um questionário que foi dividido em duas partes principais: a) Dados gerais da empresa ( identificação, tipologia, pessoal e volume de faturação); e b) Informação em relação ao departamento administrativo, de onde se estruturaram um conjunto de perguntas relativas à caracterização do departamento administrativo, a incorporação de documentos na empresa, o registo de documentos, a apresentação dos documentos, o seu sistema de classificação, a forma de indexação, e o armazenamento ou arquivo. O trabalho observa a escassa consciência do empresário português pela gestão da documentação, vê o arquivo como um serviço não produtivo e em qualquer caso como “um mal necessário “na organização, mas também observa uma alteração da mentalidade no que se refere ao tratamento da documentação. A tese conclui com uma proposta de solução sobre a gestão documental no departamento administrativo das empresas, sobre o centro de documentação e sobre o arquivo da empresa.