Os arquivos empresariais em Portugal: do tradicional ao cloud computing

Abstract

Las empresas tienen el deber de salvaguardar los registros de sus actividades y gestionar la memoria organizativa. El desempeño de este rol depende del grado de sensibilidad y las actividades de registro. En este estudio, reflexionamos sobre las iniciativas internacionales relacionadas con la preservación de registros comerciales, centrándonos en el caso portugués, y terminando con las tendencias en el uso de la tecnología en estas organizaciones. Para ello, hicimos una revisión de la literatura, incluida la legislación portuguesa. Los resultados y hallazgos revelan una tendencia para la replicación de modelos internacionales, y las iniciativas internacionales tempranas, intermedias o tardías iniciadas por empresas, con o sin asociaciones con instituciones públicas, principalmente archivos y universidades. En una etapa inicial, la atención se centró en la protección y el mejoramiento del patrimonio, pero más recientemente se agregaron otros objetivos como la organización y el acceso a la información. Las iniciativas nacionales no son una excepción, señalando alguna novedad en la cantidad y calidad de los materiales legislados sin impacto en estrategias concretas para preservar la información digital. El uso de tecnologías y las iniciativas de modernización están asociadas con la Administración Pública y los procesos de asimilación derivados de entornos electrónicos. La comparación con otros países europeos revela un uso menos intensivo de los servicios en la nube.

Companies have a duty to safeguard the records of their activities and manage organizational memory. The performance of this role depends on the degree of sensitivity and registration activities. In this study, we reflect on international initiatives regarding the preservation of business records, focusing on the Portuguese case, ending up with trends in the use of technology in these organizations. For this purpose, we did a literature review, including Portuguese legislation. The results and findings reveal a trend for the replication of international models, and the early character, intermediate or late international initiatives, triggered by companies, with or without partnerships with public institutions, mainly archives and universities. On an initial stage the focus was on the protection and enhancement of heritage, but more recently other goals were added such as organization and access to information. National initiatives are no exception, noting some novelty in the quantity and quality of legislated materials without impact on concrete strategies to preserve digital information. The use of technology and modernization initiatives are associated with Public Administration and assimilation processes derivatives of electronic environments. The comparison with other European countries reveals a less intensive use of cloud services.

As empresas têm o dever de salvaguardar os documentos e de gerir a memória organizacional. O desempenho desse papel depende do grau de sensibilidade e de registro de atividades. Neste estudo, refletimos sobre iniciativas internacionais de preservação dos arquivos de empresa, incidindo no caso português, e finalizamos com tendências no uso das tecnologias nestas organizações. Nesse intento, realizamos uma revisão bibliográfica de textos científicos e consultamos uma dezena de diplomas,contrastando os dados obtidos. Os resultados e as conclusões revelam uma tendência para a replicação de modelos e o caráter precoce, intermédio ou tardio das iniciativas internacionais, desencadeadas pelas empresas ou por parcerias com instituições públicas, destacando-se arquivos e universidades. Primeiramente, o foco esteve na proteção e na valorização do património, acrescentando-se, mais recentemente, objetivos tais como a organização e o acesso à informação. As iniciativas nacionais não fogem à regra, notando-se alguma novidade na quantidade e na qualidade das matérias legisladas, sem incidências, nos diplomas, em medidas concretas de preservação da informação digital. No uso das tecnologias, as iniciativas de modernização associam-se à Administração Pública e à assimilação de processos derivados dos ambientes eletrônicos. A comparação com outros países europeus revela um uso pouco intensivo dos serviços na nuvem.